PPWR-conformiteitsverklaring: landen, talen en gemachtigden

Volgens art. 39, lid 2, PPWR moet de verklaring worden opgesteld in, of vertaald naar, de taal of talen die de lidstaat vereist waar de verpakking op de markt wordt gebracht of beschikbaar wordt gesteld.

In de uitleg lopen vakbronnen echter uiteen. Sommige lezen de bepaling zo dat de verklaring van meet af aan in de landstaal moet worden opgesteld. Andere begrijpen het als een vertaalplicht op verzoek – dat wil zeggen dat u de verklaring op verzoek in de vereiste taal moet kunnen tonen, zonder noodzakelijk meerdere versies parallel op te stellen.

In de praktijk leiden beide lezingen tot dezelfde veilige aanpak: houd voor elke markt waar u verkoopt een versie in de betreffende officiële taal paraat. Dan bent u gedekt ongeacht welke uitleg een instantie volgt.

Precies daarom produceert onze generator vanuit één set gegevens de verklaring in de taal van elk door u gekozen doelland – zonder dat u de gegevens meerdere keren hoeft in te voeren.

Inhoudelijk niet – de technische informatie over uw verpakking is overal in Europa hetzelfde. De PPWR geldt als verordening rechtstreeks in alle lidstaten, er bestaan geen nationaal verschillende conformiteitseisen aan de verpakking zelf.

Wat verschilt, is de taal: volgens art. 39, lid 2, PPWR moet de verklaring beschikbaar zijn in de taal die de betreffende lidstaat vereist. In de praktijk heeft u dus een taalversie van dezelfde inhoudelijke verklaring nodig per doelmarkt.

Strikt hiervan te onderscheiden is de UPV-registratie: voor uitgebreide producentenverantwoordelijkheid – registratie en deelname aan de kosten van afvalverwerking – heeft u daadwerkelijk een eigen registratie in het nationale register van elk land nodig. Dat is een aparte verplichting, geen kwestie van de conformiteitsverklaring.

Kort gezegd: één inhoudelijke verklaring, meerdere taalversies – maar apart daarvan een registratie per land.

Voor de conformiteitsverklaring: één inhoudelijke verklaring per verpakkingstype, in vijf taalversies – één per doelmarkt. De inhoud is identiek, alleen de taal verschilt.

Heeft u daarnaast meerdere verpakkingstypen, dan vermenigvuldigt dit dienovereenkomstig: bij drie doosmaten en vijf landen zijn dat vijftien documenten – maar slechts drie verschillende datasets die u eenmalig hoeft te verzamelen.

Apart daarvan staan de UPV-verplichtingen: voor elk van de vijf landen heeft u doorgaans een eigen registratie in het nationale verpakkingsregister van dat land nodig en deelname aan een terugnamesysteem. Deze verplichting heeft niets met de conformiteitsverklaring te maken, maar wordt er vaak mee verward.

In de praktijk: de inspanning voor de verklaringen zelf blijft behapbaar zodra de materiaalgegevens bestaan. De grotere inspanning zit in de nationale registraties.

Slechts gedeeltelijk. Engels is officiële taal in Ierland en Malta – voor die markten is een Engelse versie geen probleem. Voor Duitsland, Frankrijk, Italië, Spanje of Polen kan een instantie echter de betreffende landstaal eisen.

Sommige instanties accepteren Engels in de praktijk, maar zijn daartoe niet verplicht. Hierop vertrouwen is een vermijdbaar risico – vooral wanneer er soms nog maar tien dagen resteren om documenten te tonen.

In de toeleveringsketen behoudt Engels wel zijn plaats: zakelijke klanten, marktplaatsen en internationale partners werken er vaak mee. Een Engelse versie naast de landstaal is dus zelden overbodig.

Onze aanbeveling: de landstaal als hoofdversie voor de instantie, Engels optioneel als referentieversie voor zakenpartners. Precies deze combinatie kunt u met één vinkje in onze generator maken.

U kunt deze in principe zelf opstellen – de rol van fabrikant vereist geen vestiging in de EU. In de praktijk rijst echter direct de vraag wie bereikbaar is voor instanties in de EU en de documenten daar kan tonen.

Daarvoor voorziet de PPWR in de gemachtigde: volgens art. 17 kan de fabrikant schriftelijk een gemachtigde met vestiging in de EU aanwijzen die onder meer de conformiteitsverklaring en technische documentatie voor de markttoezichthouders paraat houdt.

Daarnaast geldt: wie goederen vanuit een derde land in de EU invoert, is importeur met eigen verplichtingen. Is de leverancier uit het derde land feitelijk niet bereikbaar voor instanties, dan kunnen de verplichtingen van de fabrikant overgaan op de EU-importeur – dan draagt uw Europese afnemer de verantwoordelijkheid, niet u.

Voor verkopers uit China, Turkije of het Verenigd Koninkrijk betekent dit concreet: verduidelijk vroegtijdig of u een gemachtigde aanwijst of dat uw EU-importeur die rol op zich neemt. Onduidelijke verantwoordelijkheid is de meest voorkomende fout in deze situatie.

Voor de conformiteitsverklaring volgens art. 17 PPWR volstaat in principe één gemachtigde met vestiging in de EU – deze hoeft niet in elke afzonderlijke lidstaat gevestigd te zijn waar u verkoopt.

Anders ligt het bij uitgebreide producentenverantwoordelijkheid: daar eisen veel lidstaten van bedrijven zonder vestiging in het betreffende land een eigen gemachtigde voor de UPV-verplichtingen in dat specifieke land. Dat is een andere rol met een ander doel.

Deze dubbeling is een van de meest voorkomende verwarringen in de praktijk: de PPWR-gemachtigde volgens art. 17 houdt zich bezig met conformiteitsdocumenten. De UPV-gemachtigde houdt zich bezig met registratie en deelname aan afvalverwerking in het betreffende land.

Eerlijk gezegd ontwikkelen de nationale eisen hierover zich momenteel nog. Verkoopt u in meerdere landen, controleer dan de stand van zaken per doelmarkt in plaats van uit te gaan van één uniforme regel.

Inhoudelijk wel. De PPWR is een EU-verordening en geldt rechtstreeks in alle lidstaten – Oostenrijk heeft geen afwijkende conformiteitseisen aan de verpakking zelf. De technische informatie in uw verklaring is daar hetzelfde.

Omdat Duits ook in Oostenrijk officiële taal is, is ook de taalvraag geen probleem: een Duitstalige verklaring voldoet aan de eis van art. 39, lid 2, PPWR voor de Oostenrijkse markt.

Wat u toch apart nodig heeft: de Oostenrijkse UPV-verplichtingen. Wie verpakking in Oostenrijk voor het eerst beschikbaar stelt, moet zich daar registreren en deelnemen aan een inzamel- en verwerkingssysteem – ongeacht dat de conformiteitsverklaring hetzelfde blijft.

De vuistregel geldt algemeen: de conformiteitsverklaring is Europees, de registratie- en afvalverplichtingen zijn nationaal.

Zwitserland is geen EU-lidstaat, de PPWR geldt daar niet rechtstreeks. Voor verpakking die u vanuit Zwitserland naar de EU levert, geldt zij echter wel degelijk – u brengt dan verpakking op de EU-markt en heeft daarvoor een conformiteitsverklaring nodig.

Het Verenigd Koninkrijk is sinds de Brexit een derde land. Britse verkopers die naar de EU leveren, bevinden zich dus in dezelfde situatie als Chinese of Turkse verkopers: fabrikantverplichtingen, indien nodig een gemachtigde, UPV-registratie op de betreffende doelmarkt.

Noord-Ierland is een bijzonder geval. Vanwege het Windsor-kader blijven daar voor goederenverkeer bepaalde EU-regels gelden. Of en in hoeverre de PPWR daar van toepassing is, is een vraag die wij eerlijk gezegd niet definitief kunnen beantwoorden – hier loont een gerichte controle voor uw specifieke situatie.

Voor alle drie geldt hetzelfde: bepalend is niet waar u gevestigd bent, maar of u verpakking op de EU-markt brengt.

Nee, dit zijn twee volledig verschillende verplichtingen – en de verwarring hiertussen is de meest voorkomende fout bij grensoverschrijdende verkoop.

De conformiteitsverklaring volgens art. 39 PPWR is een Europees productdocument over de eigenschappen van een verpakking. Het wordt nergens ingediend – u bewaart het en toont het op verzoek.

De registratie in het nationale verpakkingsregister is daarentegen een nationale verplichting in het kader van uitgebreide producentenverantwoordelijkheid. Elk EU-land heeft zijn eigen register, en u moet zich daar actief registreren, deelnemen aan een terugnamesysteem en hoeveelheden rapporteren.

Beide bestaan naast elkaar. Een perfecte conformiteitsverklaring vervangt geen registratie, en registratie vervangt geen conformiteitsverklaring.

Ja, aanzienlijk zelfs – maar vooral bij de UPV-verplichtingen, niet bij de conformiteitsverklaring.

Bij grensoverschrijdende directe verkoop aan eindconsumenten geldt u in het bestemmingsland zelf als degene die de verpakking daar voor het eerst beschikbaar stelt. De registratie- en afvalverplichtingen in dat land komen dus rechtstreeks op u neer – niet op uw klant en niet op de marktplaats.

Voor de conformiteitsverklaring verandert er inhoudelijk niets: het blijft dezelfde verklaring voor dezelfde verpakking. Wat erbij komt, is de passende taalversie voor elke doelmarkt waarnaar u levert.

In de praktijk betekent dit voor een webwinkel die naar meerdere EU-landen verzendt: de verklaringen zijn snel opgesteld zodra de gegevens bestaan. De echte inspanning zit in de nationale registraties – en daarmee moet u niet wachten tot een marktplaats erom vraagt.