Deklaracja zgodności PPWR: kraje, języki i pełnomocnicy

Zgodnie z art. 39 ust. 2 PPWR deklaracja musi być sporządzona lub przetłumaczona na język lub języki wymagane przez państwo członkowskie, w którym opakowanie jest wprowadzane na rynek lub udostępniane na rynku.

Interpretacje źródeł branżowych jednak się różnią. Część odczytuje przepis tak, że deklaracja od razu musi być wystawiona w języku krajowym. Inna część rozumie go jako obowiązek tłumaczenia w razie potrzeby — czyli: trzeba móc przedstawić deklarację w wymaganym języku na żądanie, ale niekoniecznie wystawiać kilka wersji równolegle.

W praktyce oba podejścia prowadzą do tego samego bezpiecznego rozwiązania: warto mieć przygotowaną wersję w odpowiednim języku urzędowym dla każdego rynku, na którym się sprzedaje. Wtedy nie ma znaczenia, którą interpretację przyjmie organ.

Właśnie dlatego nasz generator tworzy z jednego wprowadzenia danych deklarację w języku każdego wybranego kraju docelowego — bez konieczności wielokrotnego wpisywania danych.

Pod względem treści nie — techniczne stwierdzenia dotyczące opakowania są takie same w całej Europie. PPWR jako rozporządzenie obowiązuje bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich, nie ma krajowo zróżnicowanych wymogów zgodności dla samego opakowania.

Różni się natomiast język: zgodnie z art. 39 ust. 2 PPWR deklaracja musi być dostępna w języku wymaganym przez dane państwo członkowskie. Dlatego w praktyce dla każdego rynku docelowego potrzebna jest wersja językowo dopasowana tej samej treściowo deklaracji.

Ściśle należy to oddzielić od rejestracji EPR: dla rozszerzonej odpowiedzialności producenta — czyli rejestracji i uczestnictwa w kosztach zagospodarowania odpadów — faktycznie potrzebna jest w każdym kraju osobna rejestracja w tamtejszym rejestrze krajowym. To osobny obowiązek, niezwiązany z deklaracją zgodności.

Krótko: jedna deklaracja treściowa, kilka wersji językowych — ale osobno rejestracja w każdym kraju.

Dla deklaracji zgodności: jedna deklaracja treściowa na rodzaj opakowania, z tego pięć wersji językowych — po jednej na każdy rynek docelowy. Treść jest identyczna, różni się tylko język.

Jeśli dodatkowo ma Pani/Pan kilka rodzajów opakowań, mnoży się to odpowiednio: przy trzech rozmiarach kartonu i pięciu krajach to piętnaście dokumentów — ale tylko trzy różne zestawy danych, które trzeba zebrać raz.

Osobno stoją obowiązki EPR: dla każdego z pięciu krajów z reguły potrzebna jest osobna rejestracja w tamtejszym krajowym rejestrze opakowań oraz udział w systemie zbiórki. Ten obowiązek nie ma nic wspólnego z deklaracją zgodności, ale często jest z nią mylony.

W praktyce oznacza to: nakład pracy na same deklaracje jest do ogarnięcia, gdy tylko dostępne są dane materiałowe. Większy nakład pracy tkwi w rejestracjach krajowych.

Tylko warunkowo. Angielski jest językiem urzędowym w Irlandii i na Malcie — dla tych rynków wersja angielska nie stanowi problemu. Dla Niemiec, Francji, Włoch, Hiszpanii czy Polski organ może natomiast wymagać odpowiedniego języka krajowego.

Niektóre organy w praktyce akceptują angielski, ale nie są do tego zobowiązane. Poleganie na tym to unikalne ryzyko — zwłaszcza gdy w realnej sytuacji zostaje tylko dziesięć dni na przedstawienie dokumentów.

Dla łańcucha dostaw angielski mimo to ma swoje miejsce: klienci biznesowi, marketplace'y i partnerzy międzynarodowi często się nim posługują. Dodatkowa wersja angielska obok języka krajowego rzadko więc szkodzi.

Nasza rekomendacja: język krajowy jako wersja główna dla organu, angielski opcjonalnie jako wersja referencyjna dla partnerów biznesowych. Dokładnie taką kombinację można wygenerować w naszym generatorze jednym zaznaczeniem.

Co do zasady może Pani/Pan wystawić ją samodzielnie — rola producenta nie wymaga siedziby w UE. W praktyce jednak od razu pojawia się pytanie, kto jest dostępny dla organów w UE i może tam przedstawić dokumentację.

W tym celu PPWR przewiduje pełnomocnika: zgodnie z art. 17 producent może pisemnie wyznaczyć pełnomocnika z siedzibą w UE, który m.in. przechowuje deklarację zgodności i dokumentację techniczną do dyspozycji organów nadzoru rynku.

Dodatkowo obowiązuje: kto wprowadza towar z kraju trzeciego do UE, jest importerem z własnymi obowiązkami. Jeśli dostawca z kraju trzeciego jest faktycznie nieuchwytny dla organów, obowiązki producenta mogą przejść na importera unijnego — wtedy odpowiedzialność ponosi Pani/Pana europejski odbiorca, nie Pani/Pan.

Dla sprzedawców z Chin, Turcji czy Wielkiej Brytanii oznacza to konkretnie: warto wcześnie ustalić, czy wyznacza Pani/Pan pełnomocnika, czy tę rolę przejmuje importer unijny. Niejasna odpowiedzialność to najczęstszy błąd w tej sytuacji.

Dla deklaracji zgodności zgodnie z art. 17 PPWR co do zasady wystarczy jeden pełnomocnik z siedzibą w UE — nie musi mieć siedziby w każdym pojedynczym państwie członkowskim, w którym Pani/Pan sprzedaje.

Inaczej jest przy rozszerzonej odpowiedzialności producenta: tam wiele państw członkowskich wymaga od firm bez oddziału w danym kraju osobnego pełnomocnika dla obowiązków EPR właśnie w tym kraju. To inna rola z innym celem.

Ta dwoistość jest jedną z najczęstszych pomyłek w praktyce: pełnomocnik PPWR zgodnie z art. 17 zajmuje się dokumentacją zgodności. Pełnomocnik EPR zajmuje się rejestracją i udziałem w gospodarce odpadami w danym kraju.

Szczerze mówiąc, wymogi krajowe w tym zakresie wciąż się rozwijają. Kto sprzedaje w kilku krajach, powinien sprawdzić stan dla każdego rynku docelowego, zamiast zakładać jednolitą zasadę.

Pod względem treści tak. PPWR jest rozporządzeniem UE i obowiązuje bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich — Austria nie ma odmiennych wymogów zgodności dla samego opakowania. Techniczne stwierdzenia deklaracji są tam takie same.

Ponieważ w Austrii również niemiecki jest językiem urzędowym, kwestia językowa też nie stanowi problemu: deklaracja w języku niemieckim spełnia wymóg art. 39 ust. 2 PPWR dla rynku austriackiego.

To, czego jednak potrzeba osobno: austriackich obowiązków EPR. Kto udostępnia opakowania po raz pierwszy w Austrii, musi się tam zarejestrować i uczestniczyć w systemie zbiórki i recyklingu — niezależnie od tego, że deklaracja zgodności pozostaje ta sama.

Zasada ogólna: deklaracja zgodności jest europejska, obowiązki rejestracji i gospodarki odpadami są krajowe.

Szwajcaria nie jest państwem członkowskim UE, PPWR nie obowiązuje tam bezpośrednio. Dla opakowań dostarczanych ze Szwajcarii do UE jednak w pełni obowiązuje — wtedy wprowadza Pani/Pan opakowania na rynek UE i potrzebuje deklaracji zgodności.

Wielka Brytania jest krajem trzecim od czasu brexitu. Brytyjscy sprzedawcy dostarczający do UE są więc w tej samej sytuacji co chińscy czy tureccy: obowiązki producenta, ewentualnie pełnomocnik, rejestracja EPR na danym rynku docelowym.

Irlandia Północna to przypadek szczególny. Ze względu na Ramy z Windsor nadal obowiązują tam pewne zasady UE dotyczące obrotu towarowego. Czy i w jakim zakresie PPWR ma tam zastosowanie, to pytanie, na które szczerze mówiąc nie możemy udzielić ostatecznej odpowiedzi — tu warto sprawdzić indywidualnie dla konkretnego przypadku.

Dla wszystkich trzech obowiązuje jednakowo: decydujące jest nie to, gdzie ma Pani/Pan siedzibę, lecz czy wprowadza Pani/Pan opakowania na rynek UE.

Nie, to dwa zupełnie różne obowiązki — a ich mylenie to najczęstszy błąd przy sprzedaży transgranicznej.

Deklaracja zgodności zgodnie z art. 39 PPWR to europejski dokument produktowy o właściwościach opakowania. Nigdzie się jej nie składa, lecz przechowuje i przedstawia na żądanie.

Rejestracja w krajowym rejestrze opakowań to natomiast obowiązek krajowy w ramach rozszerzonej odpowiedzialności producenta. Każdy kraj UE ma swój własny rejestr, w którym trzeba się aktywnie zarejestrować, uczestniczyć w systemie zbiórki i zgłaszać ilości.

Oba istnieją równolegle. Doskonała deklaracja zgodności nie zastępuje rejestracji, a rejestracja nie zastępuje deklaracji zgodności.

Tak, i to znacząco — ale przede wszystkim w obowiązkach EPR, nie w deklaracji zgodności.

Przy transgranicznej sprzedaży bezpośredniej klientom końcowym sam(a) jest Pani/Pan w kraju docelowym uznawany(a) za tego, kto po raz pierwszy udostępnia tam opakowanie. Tym samym obowiązki rejestracji i gospodarki odpadami w tym kraju spadają bezpośrednio na Panią/Pana — nie na klienta ani na marketplace.

Dla deklaracji zgodności nic się treściowo nie zmienia: to nadal ta sama deklaracja dla tego samego opakowania. Dochodzi jedynie odpowiednia wersja językowa dla każdego rynku docelowego, do którego Pani/Pan dostarcza.

W praktyce dla sprzedawcy internetowego wysyłającego do kilku krajów UE oznacza to: deklaracje są szybko gotowe, gdy tylko dostępne są dane. Prawdziwy nakład pracy tkwi w rejestracjach krajowych — i nie warto czekać, aż zażąda tego marketplace.